こんにちは。
今回は会議に適した人数についてご紹介します。
皆さんの職場は会議は多いでしょうか？
私の前職の病院では多職種の管理者が集まる会議で20人近くが集まるものも多くありました。
今回、会議の人数は何人が適正なのか、多すぎる場合、少なすぎる場合、人数以外の注意点を取り上げたいと思います。
●会議に適切な人数
結論から行くと「4~6人」が一番最適な人数とされています。
本によっては8人であったり、10人までという記述があるものもありますが、「6人まで」という記述が多くありました。
実際に体感としてもいい人数に感じる方も多いかもしれません。
他にも7人ルールというものも言われており、
「6人を超えて、7人以上の会議は一人増えるごとに10%ずつ生産性が落ちる」
とされています。
人数が多すぎる会議はダメという事ですが、なぜなのか見ていきたいと思います。
●多すぎる場合
主に理由は2つ。
①「話し手」と「聞き手」に分かれる
人数が多すぎると「話す人」と「聞く人」に分かれると言われています。
こうなるとただの話し手の報告会となり、活発な会議はできません。
また、話し手だけのアイデアが活発に討論される傾向があります。
そうすると結果的に10人の会議なのにアイデアは3～4人分しか出なかったという結果になることがあります。
人数が多くなると他人任せになってしまう傾向や多数派に流される傾向が出てしまいやすいです。
参加者の活発な討議がないと良い会議にはならないようです。
②意見が出しにくい
人数が多いと自発的な意見が出にくくなります。
これは特に立場が下の一般職や若手で余計に強くなります。
部長や課長が盛り上がっているときに横から意見を挟むのは難しいです。
私の場合は病院勤務でしたので、医者がかなり話をリードする形になっていました。
医者の意向に反対する意見はかなり吟味して言わないと後々目を付けられて大変なので、立場上言えないという事も多くありました。
また、人が多いと周りの目も気になりますから余計に意見が出せません。
結果的に参加してもらっただけになってしまいます。
●少なすぎる場合
2～3人と少なすぎる場合は「アイデアが偏る危険性」があります。
人数が少ないと会議をするメンバーが同じ方向性のメンバーということになることもあります。
そうすると結局似たような意見が出て、アイデアが偏りやすいです。
話し合ったのにいい結果が出ないということにも繋がりかねません。
色んな方向からの意見を取り入れられるような人選が少ない人数では大切であり、少ないので難しい部分でもあります。
●人数以外の注意点
人数以外で会議での注意点は「座席」です。
会議室で目上の人たちが固まると下の立場から意見を言うことが難しくなります。
まんべんなく人を散らすことも大切です。
他にも発言できる人、考えられる人を入れることも大切です。
つまり、「人選」です。
多数派に流されるだけであったり、考えもせず何も意見しない人を会議に入れても生産性は上がりません。
立場だけでなく、この人なら話をしっかりと聞いて自分の意見を述べてくれそうという人に参加してもらうことも大切です。
いかかだったでしょうか？
大きな組織ほど、大規模な会議が開かれ、大人数で話し合うことは多いかもしれません。
非効率的な会議は参加するだけでも疲れます。
中々、上司から言われた会議に参加しないことは難しいですが、小さい規模である程度自分たちが参加者を選べる会議であれば、適切な人数で効率的なものにできるかもしれません。
せっかくの仕事の時間を無駄にしないようにやっていきたいですね。
それではまた次回の記事でお会いしましょう。
